cargar informacion para año siguiente

Buenas tardes, quiero cargar la informacion que tengo en la base de datos de usuarios, cursos y alguna informacion general en el año 2018, pregunto
Cada año debo crea estos archivos?
Si es así como procedo para pasar al año 2018 los datos generales que tengo por cuanto no me ha permitido hacerlo.
puedo crear los archivos de matriculados a partir de usuarios?
tengo dos departamentos Ingles y Musica, como hago para crear las diferentes cursos para cada niña con los dos departamentos?

Hola,
Si los estudiantes continuarán con las próximas clases, no es necesario que carguen los datos cada año. Para los cursos, vaya a Administrador de horarios y luego “Administrar curso y clases”